ПН-СБ 9:00-19:00

Работаем онлайн

Документы учебной группы можно оформлять вручную «по памяти», а можно выстроить систему, в которой каждый приказ, журнал и протокол появляется вовремя и без ошибок. Во втором случае проверка не застанет врасплох, а смена администратора не обернётся потерей половины архива. Методическое сопровождение документооборота — это построение именно такой системы.

Типичные ошибки, которые мы находим

— приказы оформляются задним числом, и даты не совпадают с журналом и договорами;
— количество часов в журнале, программе и документе об обучении расходится;
— в документах встречаются названия программ, которых нет на сайте и в перечне реализуемых программ;
— нет подтверждения, что ученик ознакомился с локальными актами;
— книга регистрации выданных документов не ведётся или ведётся с пропусками;
— сведения в ФИС ФРДО вносятся с опозданием или с ошибками в персональных данных.

Как мы выстраиваем систему

1. Аудит. Изучаем программы, действующие шаблоны и архив нескольких учебных групп, находим пробелы.
2. Регламент. Описываем маршрут документов: что оформляется, кто готовит, кто подписывает, в какой срок и где хранится.
3. Шаблоны. Разрабатываем комплект форм под ваши программы — от заявления до протокола итоговой аттестации и справки об обучении.
4. Роли. Распределяем обязанности между администратором, методистом, кураторами и руководителем, чтобы не было «ничьих» документов.
5. Контроль. Вводим чек-листы по каждой группе и точки проверки перед выдачей документов и выгрузкой в ФИС ФРДО.
6. Обучение. Проводим практическое обучение сотрудников и остаёмся на связи на период внедрения.

Электронный документооборот

Онлайн-школы могут вести большую часть документов в электронном виде: журналы на образовательной платформе, ознакомление с документами и подписание договоров в личном кабинете. Важно, чтобы такой порядок был закреплён в локальных актах, а данные платформы можно было выгрузить по запросу проверяющих.

Хотите навести порядок в документах учебных групп? Оставьте заявку на консультацию, позвоните по тел. +7 (901) 555-38-83 или напишите нам в Telegram.

Нормативная база: Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 30, 53, 58 и 60).

Читайте также: Кадры для образовательных программ, Классные системные методисты «на удаленке», Методическое и юридическое сопровождение.